《方正全略》2.1印刷管理系统项目总结

北京中科印刷有限公司于2004年8月正式引入《方正全略》2.1印刷企业数字化管理系统。这套系统分为业务管理、生产管理、车间管理、外协管理、成品及发货管理、采购管理、原辅材料库存管理、质量管理、人力资源管理、设备动力管理、管理财务、成本管理、产品工艺管理、基础信息管理、决策分析,共十五个子模块。在公司领导的大力支持下,在项目实施小组以及相关各部门工作人员的共同努力下,截止到目前为止,除质量管理模块因部门设置原因,缺乏相关管理人员,不具备实施条件和因纸张无法盘点致使成本模块无法上线运行外,其它十三个模块基本实施完毕,顺利完成了管理系统的实施应用工作,管理系统已基本上线运行,质量管理和成本管理模块待新厂区搬拆完成后,立即组织实施。
在实施工作中,项目实施小组完成了对全公司相关岗位人员的培训工作,对订单管理流程、生产管理流程、原辅材料管理流程、业务结算流程等进行了流程再造,并成功地平移到《方正全略》2.1印刷企业数字化管理系统中,实现了计算机网络化企业管理,为企业管理带来了新的管理思想、新的管理技术与新的管理方式。这些先进的思想、技术、管理方式主要体现在以下几个方面。
1、先进管理思想的渗透、实现与科学管理手段的使用、提高
北京中科印刷有限公司的领导多年来一直致力于引进和推动科学的管理思想与管理模式,但是由于手工管理的局限性,很难使企业管理上升到新的高度。
自从企业引进科学的管理手段——《方正全略》2.1印刷企业数字化管理系统以来,这种情况得到了不同程度的改变,具体表现在以下几方面:
    (1)实现日清日结的先进管理模式
    (2)实现实时的动态数据反馈
    (3)实现人与事的一一对应
(4)实现数据共享,打破部门信息壁垒
2、规范了书刊经营、生产业务流程
书刊业务方面,通过开制书刊订单、主管审核订单、提交生产等业务管理流程的确立,将书刊业务的相关信息及时传递给相关部门,加强了对业务的监管,打破了部门之间的信息壁垒,减少了漏单等情况,使业务、生产、业务结算等各环节的工作衔接更为流畅。
书刊生产的计划性得到加强。订单的生产主计划(工序)和作业的计划,构成了书刊生产的完整计划体系,从而使看似复杂无序的生产指挥变成有序的内容,生产指挥工作更加合理,进而提高生产的效率和设备利用率。
对象、计划、印装次序等概念的引入将生产流程中每一道工序的指令标准化,避免了口头、手工指令的随意性带来的事故隐患。
通过机台实时反馈,各级生产管理人员只需打开电脑,便能掌握各印件的生产进度,减少了跑车间的次数,同时实现了对机台的时间管理,并进行分析,使过去的经验管理转向数据管理。
3、业务结算管理方面,建立以订单为依据的计价工作制度和内部销货管理制度,加强了业务结算管理力度,更加准确掌握客户应收帐款
我公司常年积累的应收帐款数额大,单据数量多,在手工管理时期,这些单据管理起来非常困难,查询、统计的工作量非常大,加上单据在调度—>车间—>计价—>客户—>财务的手工流转中,难免发生丢失、遗漏等现象。加上手工单据全部由计价部门控制,业务员作为收款直接责任人若想掌握应收帐的信息,必须找计价部门的工作人员现场查询,效率低下,还加重了计价人员的工作量。
系统上线运行以后,建立了以订单为依据的计价工作制度和内部销货管理制度,并且提出了日清日结的工作原则,通过订单及与订单关联的传票完成计价的工作体系,系统本身完全杜绝了任何单据丢失、遗漏等现象的发生,系统通过各个虚拟的文件夹子将各种状态的单据分类保存,各种查询、统计非常方便,同时业务员也可以在自己的办公台上实时查询所有跟自己相关业务的业务结算情况。
实现了内部销货管理,建立了帐龄考核制度,由业务结算部门根据订单完工情况及时对订单进行内部销货处理,计入应收帐,对此订单业务的结算情况进行跟踪、监控。通过系统,可以很方便地了解当前所有订单的结算、客户的应收帐、订单负责人、订单帐龄等信息,优化了管理流程,强化了监控手段。
4.大大减轻员工的手工誊写的工作量,提高工作质量和效率
在经营、生产管理方面,经营->调度->车间的数据流动各部门之间大量数据的流动减少了大量的手工誊写工作。直接原材料的备料计划,在生产计划下达时由系统自动计算并直接送达原辅材料管理部门,既避免了手工计算和誊写错误造成的事故隐患,又减轻了员工的无效工作量,使生产管理者能将更多的精力放在经营、生产的管理上,提高工作质量和效率。同时在车间统计、材料成本结算等方面,系统将大量原本需要手工计算的工作量交由计算机处理,大大提高了工作效率。
5.改变了员工的工作方式和工作意识,管理创新已经成为企业管理人员的共识。企业人员应用新技术的水平和能力得到提高。
   在项目实施过程中,企业的管理人员逐步转变思想和观念,不再认为多年不变的东西就没有问题,新的管理理念和管理方法在企业得到了推广和应用。另外,目前系统登记注册的用户个数为90个左右,也就是说,目前公司有120(车间反馈用户无须系统登记)余位员工在不同程度地应用ERP系统从事生产、经营和管理工作,企业员工应用新技术的水平能力提到大大提高。
在项目实施过程中,各部门员工基本能认真按系统要求操作和执行,各部门负责人积极监督和考核本部门使用情况,对项目实施的整体进度和效果起到了很好的带头和示范作用。
以上几点就是实施《方正全略》2.1印刷企业数字化管理系统企业从管理思想、管理技术和管理方式上给企业带来的巨大改变。在项目实施过程中,我们发现系统同样存在很多问题;甚至在对项目进行验收的时候,系统同样存在一些问题,这些问题主要集中在以下几个方面:
1、退出系统、更换用户有时会报错。
2、业务员工作台界面和原辅材料管理界面冲突。
3、辅助材料月末结转时,计算出的成本单价有时出入较多,致使在库存明细帐上显示成本单价与计划价相差较远。
4、“部门领料汇总”与“材料收发存汇总”中汇总数据有差异。
5、代管纸应存在每日收纸信息(具体到天)无法进行汇总,相关领纸部门无法相看到当天的收发纸信息。
6、下发到机台的作业,两本书的顺序有时是打乱的,给排产带来困难。
7、某些模块报程序错误。
8、出版社的残纸无法在系统中处理。
当然,这些问题大部分都是因为程序的不完善或不具备某些功能而造成的。相信在不久的将来,通过与北京北大方正电子有限公司的交涉及下一个版本的升级,这些问题会得到进一步的解决。
在项目实施过程中,我们也发现了《方正全略》2.1印刷企业数字化管理系统在功能上还不够强大以及公司本身的管理制度跟不上实施进度,使得《方正全略》2.1印刷企业数字化管理系统及公司的管理制度有待进一步提高和健全。
1、建立纸张、辅助材料的备料计划,为企业的成本管理发挥更大的作用。
2、建立成品及发货的计划管理,为企业更好的为出版社服务提供平台。
3、建立合同管理平台。
4、完善生产管理环节中的资源共享功能。
5、完善纸张的库位管理和批次管理,将平面手段改为立体手段,通过系统的自动运算来计算库房的承载负荷。
6、加强车间工资管理功能。
7、建立完善的月末数据统计功能,为企业领导的决策分析提供数字依据。
8、公司内部加强规章制度的制定和执行力度。
以上就是《方正全略》2.1印刷企业数字化管理系统在今后需要完善的地方。
在项目实施过程中,也有某些环节个别员工对系统持怀疑态度,设想一些这样那样的问题,项目实施工作遇到一定阻力,实施人员及时捕捉这些信息,对相关人员进行耐心细致的解释,并将情况向部门负责人和公司主管领导反映,领导高度重视,组织小范围会议进行沟通交流,大家的认识和工作方式得以逐步提高和转变。
总之,《方正全略》2.1印刷企业数字化管理系统的引入给企业带来了活动,随着现代管理水平的提高,未来的北京中科印刷有限公司一定会迈上一个更新的台阶,有更大、更广阔的发展空间。

     
时洌2006-1-22 18:03:36